Zarządzanie wspólnotami opiera się na czterech filarach:
Formalno-prawna obsługa nieruchomości
- Wykonywanie wszelkich obowiązków związanych z właściwym utrzymaniem nieruchomości komercyjnej nałożonych przez akty prawne.
- Analiza dokumentacji nieruchomości, wskazanie jej braków oraz podjęcie koniecznych działań uzupełniających.
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości.
- Prowadzenie wykazu lokali i najemców nieruchomości.
- Analiza zawartych umów na dostawy mediów i usług dla nieruchomości.
- Wykonywanie czynności i obowiązków przekraczających zwykły zarząd nieruchomością i innych usług, które będą konieczne do wykonania zlecenia w oparciu o pisemne uzgodnienia i pełnomocnictwa Właściciela.
Utrzymanie należytego stanu technicznego budynku
- Kontrola i nadzór nad realizacją zawartych umów na dostawy usług dla nieruchomości, między innymi w zakresie:
- kontroli technicznych, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń,
- dostaw energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci,
- utrzymania czystości,
- prac konserwatorskich i remontowych.
- Kontrola i nadzór nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości.
- Kontrola i nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków.
- Opracowywanie procedur funkcjonowania nieruchomości oraz niezbędnych regulaminów.
- Bieżące monitorowanie funkcjonowania nieruchomości.
- Pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi, a właścicielem nieruchomości.
-
Utrzymanie w należytym porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli oraz najemców, terenu nieruchomości określonego zgodnie z wyrysem z ewidencji gruntów, chodnika przed nieruchomością
i innych terenów. - Przeprowadzanie wizytacji i obchodów nieruchomości mających na celu weryfikację pracy dostawców usług dla nieruchomości.
- Przygotowywanie projektów planów budżetowych w zakresie kosztów zarządzania nieruchomością.
-
Reprezentacja właściciela w sprawach dotyczących nieruchomości wobec organów administracji rządowej i samorządowej,
a także wobec najemców i w stosunku do osób trzecich. - Udzielanie Właścicielowi na żądanie informacji o nieruchomości i użytkownikach.
Obsługa najemców
- Utrzymywanie relacji z najemcami i monitorowanie poziomu ich zadowolenia.
- Załatwianie interwencji i wniosków najemców.
- Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umów najmu.
- Realizacja potrzeb najemców zgodnie z zawartymi umowami najmu.
- Przeprowadzanie renegocjacji umów najmu zgodnie z oczekiwaniami Właściciela nieruchomości.
Obsługa ekonomiczno-finansowa
- Wystawianie faktur dla najemców dotyczących najmu oraz opłat dodatkowych.
- Prowadzenie indywidualnego rozliczenia najemców.
- Prowadzenie ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości.
- Windykacja przedsądowa, nadzór nad windykacją sądową.
- Prowadzenie bieżących analiz wykorzystania nieruchomości w celu uzyskania z niej pożytków zmniejszających koszty utrzymania nieruchomości.
- Monitorowanie/nadzorowanie płatności publicznoprawnych i ubezpieczeniowych związanych z nieruchomością.